Ortsräte, Ausschüsse, Gemeinderat

Vorlage - 1.1/881/2016  

Betreff: Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zur Bildung eines einheitlichen Standesamtsbezirks
Status:öffentlichVorlage-Art:Sitzungsvorlage
Verfasser:Elmar Meiser
Federführend:1.1 Allg. Verwaltung Beteiligt:1.2 Personalservice
Bearbeiter/-in: Meiser, Elmar  1.3 Ordnungs- und Standesamt
Beratungsfolge:
Haupt- und Personalausschuss Vorberatung
16.02.2016    nichtöffentliche Sitzung des Haupt- und Personalausschusses      
Gemeinderat Entscheidung
19.02.2016 
Sitzung des Gemeinderates ungeändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Anlage/n
Anlagen:
ÖRV Zusammenlegung 4 Kommunen end PDF-Dokument

Beschlussvorschlag:

Der Gemeinderat stimmt der Zusammenlegung der Standesämter Eppelborn, Illingen, Merchweiler und Schiffweiler zum 1. Januar 2017 zu und beschließt, die in der Anlage beigefügte Öffentlich-Rechtliche Vereinbarung mit den Gemeinden Eppelborn, Merchweiler und Schiffweiler zur Bildung eines einheitlichen Standesamtsbezirks abzuschließen.

 

 


Sachverhalt:

Auf Initiative der Gemeinde Illingen im Rahmen der Prüfung möglicher Kooperationen auf interkommunaler Basis haben die Nachbarkommunen Eppelborn, Merchweiler, Schiffweiler und folgend (zunächst) auch Spiesen-Elversberg und die Stadt Ottweiler Interesse an einer Zusammenlegung ihrer Standesämter bekundet. Von der Größenordnung und dem Beurkundungsumfang her sind deren Standesämter mit Ausnahme von Ottweiler, die Stadt als Krankenhausstandort verzeichnet einen erhöhten Beurkundungsaufwand, weitgehend vergleichbar. Im Rahmen der Abwägung von Vorteilen und Machbarkeit wurde im Sinne der Bürger- und Standortnähe seitens der Stadt Ottweiler bekundet, das eigene Standesamt (zunächst) doch zu erhalten. Auch für Spiesen-Elversberg, dessen Bevölkerung eher Bezug zur Stadt Neunkirchen oder den Städten Friedrichsthal und Sulzbach hat, bieten sich Landkreis überschreitende Alternativen an.

 

Auf Ebene der Hauptamtsleiter wurden die Möglichkeiten diskutiert und diesbezüglich auch Gespräche mit der Stadt Blieskastel, die ihrerseits mit den Gemeinden Gersheim und Mandelbachtal einen einheitlichen Standesamtsbezirk gebildet hat, geführt. Gemeinderat und Ältestenrat wurden hierüber bereits informiert und haben grundsätzlich eine Fusion im Bereich des Personenstandswesens begrüßt. Die Auswirkungen der Fusion für die Bürgerinnen und Bürger sind nur gering.

 

Die Verwaltungen der beteiligten Kommunen wollen im Zuge der interkommunalen Zusammenarbeit im Bereich der Standesämter Synergieeffekte nutzen und eine deutliche Reduzierung von Sach- und Personalkosten erreichen. Dies ist auch das erklärte Ziel der Landesregierung, die entsprechende Bestrebungen der Kommunalverwaltungen finanziell fördert.


Dem Vorschlag zur Fusion liegen folgende Informationswerte zugrunde:

 

 

  1. Gesamtzahl der Beurkundungen 2011, 2012, 2013, 2014 und 2015

 

Beurkundungen

2011

Geburten

Eheschlies-

sungen

Lebens-Partnersch.

Sterbefälle

Kirchen-austritte

Eppelborn

0

98

3

86

90

Illingen

0

90

3

87

75

Merchweiler

0

43

0

70

46

Schiffweiler

1

75

0

97

51

 

 

Beurkundungen

2012

Geburten

Eheschlies-

sungen

Lebens-Partnersch.

Sterbefälle

Kirchen-austritte

Eppelborn

1

75

2

87

52

Illingen

1

90

0

99

55

Merchweiler

2

59

1

82

39

Schiffweiler

2

66

0

102

43

 

 

Beurkundungen

2013

Geburten

Eheschlies-

sungen

Lebens-Partnersch.

Sterbefälle

Kirchen-austritte

Eppelborn

0

74

1

101

110

Illingen

1

80

0

89

93

Merchweiler

0

46

0

61

58

Schiffweiler

0

54

0

90

50

 

 

Beurkundungen

2014

Geburten

Eheschlies-

sungen

Lebens-Partnersch.

Sterbefälle

Kirchen-austritte

Eppelborn

1

86

2

81

130

Illingen

0

89

1

69

145

Merchweiler

0

51

1

86

37

Schiffweiler

0

78

2

106

109

 

 

Beurkundungen

2015

Geburten

Eheschlies-

sungen

Lebens-Partnersch.

Sterbefälle

Kirchen-austritte

Eppelborn

0

93

3

100

120

Illingen

1

103

0

84

115

Merchweiler

1

55

0

89

61

Schiffweiler

1

59

1

118

104

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Personelle Besetzung der Standesämter

 

Standesamt Eppelborn:

tägliche Dienstführung:Standesbeamter mit Zeitanteil 90 %

Vertretung:1 Vertreterin mit Zeitanteil 70 %

Trauungen:5 Personen und Bürgermeisterin

 

Standesamt Illingen:

tägliche Dienstführung:Standesbeamtin mit Zeitanteil 95 %

Vertretung:1 Vertreter mit Zeitanteil 30 %

Trauungen:6 Personen und Bürgermeister

 

Standesamt Merchweiler:

tägliche Dienstführung:Standesbeamtin mit Zeitanteil 95 %

Vertretung:1 Vertreterin mit Zeitanteil 15 %

Trauungen:2 Personen und Bürgermeister (geplant)

 

Standesamt Schiffweiler:

tägliche Dienstführung:1 Standesbeamter in Vollzeit

Vertretung:2 Vertreter (AL und stv. AL)

Trauungen:3 Personen und Bürgermeister

 

 

 

  1. Kosten der elektronischen Datenverarbeitung 2014

 

 

Eppelborn

Illingen

Merchweiler

Schiffweiler

ASP-Betrieb Autista (eGo)

(Anbindung an

RZ NK)

 

2.208,70

 

2.162,94

 

1.706,83

 

 

2.063,00

ASP-Betrieb ePR

(eGo)

elektr. Personen-

standsregister

 

 

 

2.828,46

 

 

 

2.068,00

Kosten

Programmpflege (eGo Saar)

 

1.905,11

 

2.248,00

 

 

2.168,00

Jahreslizenz

Elektronische Formulare

 

566,26

 

278,61

 

352,54

 

 

DOI-OSCI Zertifikat, 3 Jahre gültig

Jahresanteil 1/3 von

 

 

 

 

 

 

Signaturkarten, Gültigkeit 2 Jahre

Jahresanteil ½ von 171,36 €

= 85,68 €

 

85,68

(2 Karten)

 

85,68

(2 Karten)

 

85,68

(2 Karten)

 

 

(3 Karten)

 

 

 

 

 

 

  1. Sonstige Kosten

 

 

Eppelborn

Illingen

Merchweiler

Schiffweiler

Fachliteratur 2014

 

 

 

 

eBlb Online

466,59

222,38

371,88

267,00

Ortsbuch online

 

129,71

 

 

 

Fortbildung 2014

 

./.

 

1.737,30

 

 

 

110,00

 

 

  1. Statistische Werte

 

 

Eppelborn

Illingen

Merchweiler

Schiffweiler

Einheitlicher

StA-Bezirk

Einwohnerzahl

(Stand 31.12.2014, Basis Zensus 2011)

 

17.223

 

16.491

 

9.965

 

15.780

 

59.459

Fläche

47,04 qkm

36,08 qkm

12,78 qkm

21,32 qkm

117,22 qkm

Zugehörige Gemeinde- und

Stadtteile

 

7

 

6

 

2

 

4

 

19

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Fortführungsfristen

 

Mit Änderung des Personenstandsgesetzes zum 01.01.2009 gelten für die Fortführung der Personenstandsregister unterschiedliche Fristen:

  • Geburtsregister der letzten 110 Jahre
  • Heirats-/Ehe- und Lebenspartnerschaftsregister der letzten 80 Jahre
  • Sterberegister der letzten 30 Jahre

 

Nach Ablauf der Frist werden die Register nicht mehr fortgeführt. Aus ihnen können keine Personenstandsurkunden mehr ausgestellt werden, lediglich Abschriften im Rahmen der archivrechtlichen Vorschriften. Die Register sind dem kommunalen Archiv oder dem Landesarchiv anzubieten.

 

Die Altregister der beteiligten Standesämter befinden sich überwiegend noch im Bestand, lediglich Schiffweiler und Spiesen-Elversberg haben diese bereits ins Archiv überführt.

 

 

  1. Zusammenführung der Registerbestände und Sammelakten

 

 

Eppelborn

Illingen

Merchweiler

Schiffweiler

Register innerhalb Fortführungsfrist

4,00 m

3 Stahlschränke

2,80 m

2 Stahlschränke, 1 Familienbuch-karteischrank

16,00 m

4 Stahlschränke

18,00 m

12 Schränke

Archivregister

3,00 m

2 Stahlschränke

1,00 m

1 Stahlschrank

4,80 m

Archivwand

 

Alles im Bestand

10,00 m

6 Schränke

6,00 m

Regale

Akten-/Archiv-räume

1 Kellerraumteil

1 Nebenraumteil

1 Kellerraumteil

8,00 m

1 Kellerraum

2 x 2 Reihen

à 3,00 m

1 Speicher

1 Luftschutz-bunker

Sammelakten und Archivbestände

35,00 m

zuvor enthalten

zuvor enthalten

5,00 m

Testamentskartei

abgegeben

abgegeben

abgegeben

abgegeben


 

  1. Standortfrage des künftigen gemeinsamen Standesamts

 

Die räumliche Unterbringung des erweiterten, gemeinsamen Standesamtsbezirks mit allen zentral zu führenden Akten und Archiven ist (nur) im Wemmetsweiler Rathaus möglich. Die Gemeinde Merchweiler hat diesbezüglich Interesse bekundet und auch bereits eine Vorplanung erstellt. Das Rathaus wird derzeit saniert. Vorgesehen ist die Einrichtung von zwei Geschäftsbüros mit insgesamt 4 EDV-Arbeitsplätzen, die barrierefrei zu erreichen sind. Die Anzahl der Arbeitsplätze ist für das künftige Standesamt auskömmlich. Außerdem wird ein Trauzimmer neu eingerichtet, Trauungen sind jedoch auch im Sitzungssaal (bis 40 Personen) oder bei ganz großen Gesellschaften im Kuppelsaal möglich. Ein großer Archivraum sowie sanitäre Einrichtungen, auch eine Behindertentoilette, stehen zur Verfügung.

 

Auch die vorhandene gute Verkehrsanbindung durch Bus und Bahn (Bahnhof liegt gegenüber) spricht für den Standort Wemmetsweiler.

 

Die Räumlichkeiten wurden unter Beteiligung der Standesbeamtinnen und Standesbeamten besichtigt und für sehr geeignet befunden, die Feinabstimmung für Einrichtung und EDV-Ausstattung kann nach den Grundsatzbeschlüssen der Räte erfolgen.

 

Selbstverständlich werden auch künftig noch Trauungen an den bisherigen Standorten der beteiligten Kommunen (Rathaussaal Illingen, Burg, Schloss Buseck, Finkenrech, Pumpenhaus Itzenplitz usw.) weitgehend barrierefrei angeboten.

 

 

  1. Einsparpotenziale

 

Durch die Zusammenlegung werden sich Einsparungen im Bereich der Personalkosten sowie bei den laufenden Betriebsaufwendungen (z.B. EDV, Fortbildung und Fachliteratur) ergeben. Sie können jedoch derzeit noch nicht beziffert werden.

 

Die Umlage wird nach Verrechnung mit dem Gebührenaufkommen auf der Basis der Einwohnerzahlen erfolgen.

 

Außerdem wird eine Förderung beim Ministerium für Inneres und Sport zur interkommunalen Zusammenarbeit im Bereich des Personenstandswesens angestrebt.

 

 

  1. Rechtliche Situation

 

Das Personenstandswesen ist dem Grunde nach eine Auftragsangelegenheit im Sinne von § 6 Absatz 1 Kommunalselbstverwaltungsgesetz, die dem Bürgermeister zur Aufgabenerfüllung übertragen ist. Der Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung, die als Grundlage für die Zusammenlegung und Kooperation im Personenstandswesen erforderlich wird, ist jedoch vorbehaltene Aufgabe des Gemeinderates gemäß § 35 Nr. 26 Kommunalselbstverwaltungsgesetz.

 


Die als Anlage beigefügte Öffentlich-Rechtliche Vereinbarung basiert auf einem vom Landesverwaltungsamt zur Verfügung gestellten Entwurf. Die Namensgebung des künftig gemeinsamen Standesamtsbezirks wird nach dem aufnehmenden Standesamt bestimmt. Die Standesbeamtinnen und Standesbeamten der Gemeinden Eppelborn, Illingen und Schiffweiler werden von der Gemeinde Merchweiler neu bestellt. Die Personalisierung ist zunächst im Rahmen einer Abordnung angedacht, sie kann zu einem späteren Zeitpunkt auch durch Versetzung (Beamte) oder Personalgestellung (bei Tariflich Beschäftigten) vollzogen werden.


 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 ÖRV Zusammenlegung 4 Kommunen end (213 KB) PDF-Dokument (215 KB)    

Sitzungstermine der Gremien

Mittwoch

22. September 2021

22.09.2021 öffentliche Sitzung des Ausschusses ´Sicheres Illingen´

öffentliche Sitzung des Ausschusses ´Sicheres Illingen´

Datum: 22.09.2021, Uhrzeit: 18:00 Raum: Saal der Illipse, Illingen, Burgweg 4 Burgweg 4 Zum Sitzungskalender...

Donnerstag

23. September 2021

23.09.2021 Sitzung des Ortsrates Uchtelfangen

Sitzung des Ortsrates Uchtelfangen

Datum: 23.09.2021, Uhrzeit: 20:00 Raum: Nebenzimmer des Restaurants "Chadias Illg.-Uchtelfangen Zum Sitzungskalender...

Freitag

24. September 2021

24.09.2021 Sitzung des Ortsrates Hirzweiler

Sitzung des Ortsrates Hirzweiler

Datum: 24.09.2021, Uhrzeit: 19:00 Raum: Zum Sitzungskalender...