Ortsräte, Ausschüsse, Gemeinderat

Vorlage - 1.0/055/2015  

Betreff: Informationen zur digitalen Ratsarbeit in der Gemeinde Illingen
Status:öffentlichVorlage-Art:Sitzungsvorlage
Verfasser:Elmar Meiser
Federführend:1 Verwaltungsdienste Beteiligt:Stabsstelle IT e-Government und Internet
Bearbeiter/-in: Meiser, Elmar   
Beratungsfolge:
Ortsrat Illingen Entscheidung
27.05.2015 
Sitzung des Ortsrates Illingen zurückgestellt   
29.06.2015 
Sitzung des Ortsrates Illingen zurückgestellt   
03.11.2015 
Sitzung des Ortsrates Illingen ungeändert beschlossen   
Ortsrat Uchtelfangen Entscheidung
16.06.2015 
Sitzung des Ortsrates Uchtelfangen zur Kenntnis genommen   
Ortsrat Hüttigweiler Entscheidung
01.06.2015 
Sitzung des Ortsrates Hüttigweiler zur Kenntnis genommen   
Ortsrat Welschbach Entscheidung
11.05.2015 
Sitzung des Ortsrates Welschbach (offen)   
Gemeinderat Entscheidung
28.05.2015 
Sitzung des Gemeinderates zur Kenntnis genommen   
Ortsrat Hirzweiler Entscheidung
24.06.2015 
Sitzung des Ortsrates Hirzweiler zur Kenntnis genommen   
Ortsrat Wustweiler Entscheidung
01.07.2015 
Sitzung des Ortsrates Wustweiler zur Kenntnis genommen   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Anlage/n

Beschlussvorschlag:

 

 


Sachverhalt:

Bereits im Jahre 2007 hat die Gemeindeverwaltung mit der Beschaffung des Ratsinformations- und Sitzungsdienstprogramms AllRIS die Grundlage gelegt, sukzessive eine Volldigitalisierung der Gremienarbeit umzusetzen. Schon in den letzten Jahren der 8. Amtsperiode wurde mit der Beschaffung von iPads für die zur Nutzung bereiten Mitglieder des Gemeinderates die elektronische Bereitstellung der Sitzungsunterlagen weitgehend umgesetzt. Diese Möglichkeit, die zu erheblicher Reduzierung des Materialverbrauchs wie auch zur Entlastung der zurückgehenden Personalressourcen in der Verwaltung geführt hat, wurde sowohl im Kommunalselbstverwaltungsgesetz als auch in der Geschäftsordnung des Gemeinderates verankert. Voraussetzung ist die entsprechende Eröffnung eines gesicherten Zugangs durch die Empfangsperson einhergehend mit der Zustimmung des Mitgliedes der Beschlussgremien.

 

Die Verwaltung hat hierzu für alle beteiligten Mandatsträgerinnen und Mandatsträger e-Mail-Konten mit gesichertem, verschlüsseltem Zugang angelegt. Die datenschutzkonformen Adressen sind unter der Bezeichnung „Vorname.Name@illingen.de„ zu erreichen und durch ein von der Verwaltung übermitteltes Password, änderbar durch den User selbst, geschützt.

 

Mit Beginn der laufenden Amtsperiode im Juli 2014 wurde erreicht, dass der gesamte Gemeinderat an der ausschließlich digitalen Kommunikation im Bereich der Gremienarbeit teilnimmt.


Auch die Ortsräte sind hierzu befragt worden und haben sich überwiegend zur elektronischen Übermittlung der Sitzungsunterlagen bereit erklärt. Die Gemeinde nimmt damit eine Vorreiterrolle auf Kreis- und auch auf Landes- und Bundesebene ein. Die meisten der Kreiskommunen sind derzeit dabei, ihre Ratsarbeit entsprechend umzustellen.

 

Die Einrichtung der e-Mail-Adressen für alle teilnehmenden Ortsratsmitglieder ist inzwischen abgeschlossen.

 

Es wird nicht verhehlt, dass es in der Umstellungsphase zu einzelnen Problemen, meist in Bezug auf die Verwendung des Passwords und die umfangreiche Datenübertragung gekommen ist. Die Stabsstelle EDV der Verwaltung ist hier jedoch behilflich und erklärt oder schult die richtige Anwendung.

 

Die Kommunikation zwischen Verwaltung, Gremien und Ortsvorstehern erfolgt künftig aus Gründen des Datenschutzes und auch aus organisatorischen Gründen ausschließlich an die @illingen.de – Adresse.

 

An diese Kontaktadresse wird die Nachricht übersandt, dass die Einladung zur Sitzung (einschließlich Beratungsunterlagen) im Sitzungsdienstsystem bereitgestellt ist. Diese Nachricht wird aus dem System heraus generiert und auf das eingepflegte (Mandats)-Konto übersandt. Auch folgend die Nachricht über die Einstellung der Niederschrift wird auf diese Weise zur Kenntnis gebracht. Die entsprechenden Unterlagen sind dann über das Ratsinformationssystem einsehbar, abrufbar und auch ausdruckbar.

 

Da in einer Vielzahl von Fällen seitens der Verwaltung nichtöffentliche oder sonstige schützenswerte Informationen übermittelt werden, muss die verschlüsselte und für Unbefugte nicht einsehbare Übertragung auf ein persönliches E-Mail-Konto gewährleistet sein.

 

Deshalb wird eine abweichende oder zusätzliche Informationsübertragung nicht (mehr) erfolgen.

 

Die Verwaltung gibt diese Informationen mit der Bitte um Beachtung und Verständnis zur Kenntnis der Gemeinderats- und Ortsratsmitglieder.


 

 


Sitzungstermine der Gremien

Montag

21. September 2020

21.09.2020 Sitzung des Ortsrates Hirzweiler

Sitzung des Ortsrates Hirzweiler

Datum: 21.09.2020, Uhrzeit: 19:00 Raum: Dorfwaldhalle Hirzweiler Zum Sitzungskalender...

Montag

21. September 2020

21.09.2020 Sitzung des Ortsrates Illingen

Sitzung des Ortsrates Illingen

Datum: 21.09.2020, Uhrzeit: 18:00 Raum: Sitzungssaal des Rathauses Illingen Illingen Tagesordnung anzeigen...

Dienstag

22. September 2020

22.09.2020 Sitzung des Gemeinderates

Sitzung des Gemeinderates

Datum: 22.09.2020, Uhrzeit: 18:00 Raum: Saal der Illipse, Illingen, Burgweg 4 Burgweg 4 Zum Sitzungskalender...

Montag

28. September 2020

28.09.2020 Sitzung des Ortsrates Hüttigweiler

Sitzung des Ortsrates Hüttigweiler

Datum: 28.09.2020, Uhrzeit: 18:00 Raum: Tagesordnung anzeigen...

Donnerstag

08. Oktober 2020

08.10.2020 Sitzung des Ausschusses für Umwelt, Planen, Bauen

Sitzung des Ausschusses für Umwelt, Planen, Bauen

Datum: 08.10.2020, Uhrzeit: 18:00 Raum: Sitzungssaal des Rathauses Illingen Illingen Zum Sitzungskalender...